Податковий розрахунок сум доходу: хто подає

Податковий розрахунок сум доходу у 2026: хто подає і як не отримати штраф

Податковий розрахунок сум доходу — це квартальна форма, яку подають юридичні особи, ФОП, представництва та відокремлені підрозділи, що протягом звітного періоду нараховували чи виплачували доходи фізичним особам. У реєстрі ДПС вона має назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку» і відома за індексом 1-ДФ. Помилка в реквізитах чи прострочений строк тягне штраф від 510 грн навіть за формальну неточність.

Нижче — практичний розбір для підприємців і бухгалтерів невеликих компаній: хто саме подає 1-ДФ, у які строки, що писати в ознаках доходу і як виправити вже подану форму.

Кого стосується форма і чому її не можна ігнорувати

1-ДФ подають юридичні особи, ФОП, представництва, відокремлені підрозділи іноземних компаній і постійні представництва нерезидентів, якщо вони нараховували доходи фізичним особам у звітному кварталі. Підстава — навіть один підсобний робітник за цивільно-правовим договором. Фактично це звіт про те, кому, скільки і коли ви заплатили, і чи правильно утримали 18% ПДФО та 5% військового збору.

Найманому працівнику цю форму самостійно подавати не потрібно — це обов’язок роботодавця. Але знати, що в ній фігурує, корисно: у разі повернення податкової знижки чи перевірки можна звірити дані про себе у реєстрі. Якщо у звітному кварталі виплат фізичним особам не було, форма все одно подається — з нульовими показниками. Це підтверджує податковій, що у вас просто не було підстав для нарахувань.

Хто подає податковий розрахунок сум доходу у 2026 році

Категорія платника	Чи подає 1-ДФ	Типовий приклад
ТОВ, ПАТ, ПрАТ	Так, якщо були виплати фізособам	Зарплата, премія, дивіденди засновнику-фізособі
ФОП на загальній системі	Так, якщо наймали працівників або виплачували дивіденди	Найманий продавець у магазині
ФОП на спрощеній системі	Так, якщо є наймані працівники	Кафе з двома офіціантами
Громадська організація, благодійний фонд	Так, якщо виплачували навіть разовий дохід фізособі	Гонорар за разову лекцію
Фізособа-підприємець без працівників	Ні, щодо власного доходу	ФОП-дизайнер, який працює сам
Відокремлений підрозділ юрособи	Так, окремо за кожним підрозділом	Філія банку в іншому місті

Строки подачі у 2026 році та що буде, якщо спізнитися

Податковий розрахунок сум доходу подається за кожен квартал протягом 40 календарних днів після останнього дня звітного кварталу. Орієнтовні граничні дати у 2026 році:

за I квартал 2026 — до 10 травня 2026 року (з урахуванням вихідних переносів);
за II квартал — до 9 липня 2026 року;
за III квартал — до 9 жовтня 2026 року;
за IV квартал — до 9 лютого 2027 року.

Якщо останній день строку припадає на вихідний або святковий, гранична дата переноситься на наступний робочий день. Точні дати варто уточнювати на початку кожного кварталу — ДПС щороку публікує оновлений календар звітності.

Штрафи за порушення строків і не тільки

Розмір штрафу залежить від характеру порушення:

подання з порушенням строку — 510 грн;
неподання взагалі — 1020 грн;
подання з помилками в реквізитах чи сумах — 510 грн, якщо виправляєте самі, або 1020 грн, якщо помилку знайде податкова;
несплата утриманого ПДФО у строк — від 5% до 25% суми несплати залежно від кількості днів прострочення.

Якщо не подали три квартали поспіль, накопичується вже 3060 грн штрафу, плюс можливе блокування податкових накладних і проблеми з реєстрацією РРО/ПРРО. На додачу — пеня за кожен день прострочення сплати ПДФО, яка росте швидше, ніж здається на перший погляд.

Як заповнювати: структура форми і практичний приклад

Форма 1-ДФ складається з титульної частини та двох основних розділів. Титулка — дані про платника: ЄДРПОУ, назва, податкова адреса, тип платника і звітний період. Далі:

розділ I — загальні суми нарахованого доходу та утриманого податку в розрізі ознак доходу;
розділ II — персоніфіковані дані на кожну фізичну особу, якій виплачували дохід: ПІБ, РНОКПП (ІПН), ознака доходу, сума нарахованого і утриманого податку.

Саме розділ II викликає найбільше помилок. Податкова звіряє його з даними фізосіб у їхніх річних деклараціях, тож будь-яка невідповідність — привід для запиту. На практиці це найчастіше трапляється у компаній з великою плинністю кадрів, де бухгалтер не встигає синхронізувати кадрові дані з обліком виплат.

Приклад заповнення для невеликого магазину

ФОП Іваненко І. І. має двох найманих працівників — продавця Сидоренко О. В. і вантажника Петренка М. С. За II квартал 2026 року нарахування такі:

Працівник	Нараховано	Утримано ПДФО 18%	Утримано військовий збір 5%	Ознака доходу
Сидоренко О. В.	30 000 грн	5 400 грн	1 500 грн	101 (зарплата)
Петренко М. С.	18 000 грн	3 240 грн	900 грн	101 (зарплата)
Разом	48 000 грн	8 640 грн	2 400 грн	—

У розділі I ФОП Іваненко внесе підсумкові суми: 48 000 грн нарахованого доходу, 8 640 грн ПДФО і 2 400 грн військового збору. У розділі II — два окремі записи на кожного працівника з їхніми РНОКПП. Підписує форму сам підприємець або уповноважена особа з правом підпису.

Найчастіші помилки у формі 1-ДФ

До типових порушень у практиці малих підприємств належать:

неправильна ознака доходу (плутають 101 «зарплата» з 102 «дохід за ЦПД»);
застаріла адреса фізособи або неактуальний паспорт;
арифметичні розбіжності між розділом I і розділом II;
подання нової форми замість уточнюючої при виявленні помилки;
відсутність підпису або печатки (для тих, у кого вона ще є).

Якщо ви знайшли помилку до того, як її побачила податкова, подайте уточнюючий розрахунок. У такому разі штраф з 1020 грн автоматично знижується до 510 грн, а за умови сплати і цього мінімального штрафу до подання уточнення — практично зводиться до формальності.

Податковий розрахунок і ФОП на спрощенці: чи є особливості

ФОП на спрощеній системі оподаткування (2-га, 3-тя, 4-та група) подають 1-ДФ у тому ж порядку, що й інші платники, але тільки в частині найманих працівників та виплат фізособам за договорами ЦПД. Власний дохід ФОП у цій формі не відображається — він декларує його у річній декларації єдиного податку.

Типова ситуація: ФОП 2-ї групи, яка надає перукарські послуги, найняла на літо стажистку за договором ЦПД. Стажистці виплатили 12 000 грн за два місяці роботи. У 1-ДФ за III квартал ця виплата потрапить з ознакою доходу 102 (дохід за договорами ЦПД), ПДФО утримано 18%, військовий збір 5%.

Якщо ж ФОП нікого не наймає і працює сам, форма 1-ДФ не подається — немає об’єкта. Деякі підприємці для підстраховки подають «нулівку». Це не заборонено і не карається, проте зайвий документообіг зазвичай ні до чого.

Коли ФОП фактично мусить подати 1-ДФ за нового працівника

Трапляється, що ФОП наймає людину і починає виплачувати зарплату, але 1-ДФ не подає — мовляв, один квартал пропущу. На практиці це закінчується конкретними проблемами:

працівник не може отримати податкову знижку або кредит, бо в реєстрі ДПС немає даних про його офіційний дохід;
сам ФОП ризикує штрафом 1020 грн за неподання та додатковим нарахуванням ПДФО з пенею;
під час перевірки податкова запитує первинні документи: трудову угоду, накази, відомості нарахувань — і виявляє невідповідності.

Краще одразу завести нагадування у календарі за два тижні до граничної дати, ніж потім розбиратися з актом перевірки.

Як подати: електронна форма і КЕП

Податковий розрахунок сум доходу фактично повністю переведений в електронну форму. Паперовий варіант можливий лише для окремих категорій платників, наприклад для представництв міжнародних організацій. Для звичайного ФОП або ТОВ єдиний шлях — Електронний кабінет платника податків або спеціалізоване бухгалтерське ПЗ.

Найпоширеніші варіанти подачі:

через Електронний кабінет (cabinet.tax.gov.ua) у розділі «Введення звітності» — безкоштовно і швидко;
через бухгалтерські сервіси M.E.Doc, «Соната», «1С-Звіт», «Paperless» — зручно, якщо ведете облік у цих програмах;
через API інтегрованих сервісів, якщо у вас власна облікова система.

Електронна подача дає миттєву квитанцію про прийняття або відхилення. Якщо квитанція прийшла з помилкою, є час подати форму повторно до настання граничного строку.

КЕП і сертифікати: що обрати у 2026 році

Для підпису електронної форми потрібен кваліфікований електронний підпис. Найчастіше використовують:

КЕП від ДПС (безкоштовний, у форматі .pfx, видається у податковій або через «Дія»);
КЕП від «ПриватБанку» чи інших банків, де відкрито розрахунковий рахунок;
КЕП від акредитованих центрів сертифікації (ЦСК «Україна», «Masterkey» тощо) — для бухгалтерів і підписантів без власного підпису ФОП/юрособи.

Переконайтеся, що сертифікат не прострочений і що на ньому є повноваження «підписант» або «директор» — інакше квитанція прийде з кодом помилки «невірний підпис» і доведеться переподавати.

Що змінити у 2026 році через нові правила оподаткування

Сама форма 1-ДФ у 2026 році не зазнала кардинальних структурних змін, тарифи ПДФО і військового збору залишаються на рівні 18% і 5% відповідно. Але є нюанси, на які варто звернути увагу:

ставки можуть переглядатися у зв’язку з реалізацією закону про підвищення податків, тож перевіряйте актуальні значення на початку кожного кварталу;
для окремих видів доходу (виграші, нерезиденти, роялті) діють підвищені ставки, і це треба враховувати в ознаках доходу;
мінімальна зарплата у 2026 році впливає на мінімальне податкове зобов’язання — якщо працівник відпрацював повний місяць, дохід не може бути нижчим за «мінімалку».

Якщо ви вели облік самостійно і раніше не стикалися з такими нюансами, у 2026 році краще один раз скористатися послугами бухгалтера чи сервісу автоматичного розрахунку. Це коштує дешевше, ніж один штраф від податкової.

Дивіденди та інші «нетрудові» доходи у формі 1-ДФ

1-ДФ охоплює не тільки зарплату. Якщо ТОВ нарахувало дивіденди засновнику-фізичній особі, це теж потрапляє у форму. Ознака доходу для дивідендів — 109, ставка ПДФО на них традиційно 5%, військовий збір — 5%.

Також у 1-ДФ відображаються:

доходи за договорами ЦПД (підряд, авторський договір, договір про надання послуг);
матеріальна допомога, що перевищує неоподатковуваний мінімум;
подарунки працівникам у грошовій формі;
орендна плата фізособам за майно, яке компанія орендує.

Пропуск таких виплат — класична причина донарахувань під час перевірок. Щоб цього уникнути, заведіть простий реєстр: дата виплати, кому, підстава, сума нарахованого і утриманого. Це займає 10 хвилин на місяць і заощаджує години під час підготовки звіту.

Як виправити помилку вже після подачі

Ви подали 1-ДФ і помітили, що помилилися. Алгоритм дій залежить від того, чи встигли ви це зробити до того, як податкова почала перевірку.

Варіант 1 — помилку знайшли ви самі, до перевірки. Подаєте уточнюючий розрахунок. Заповнюєте рядки лише з тими фізособами, щодо яких є виправлення, з правильними сумами та ознаками. Різницю між старими і новими сумами ПДФО потрібно доплатити з одночасним поданням уточнення. Штраф у такому разі — 510 грн або й менше за умови сплати до подання.

Варіант 2 — помилку знайшла податкова. Вам надсилають податкове повідомлення-рішення. Штраф 1020 грн, плюс можливе донарахування ПДФО і пені. Тоді доведеться усувати наслідки і подавати уточнення вже як реакцію на вимогу.

Найгірший варіант — виявити помилку через рік-два під час камеральної або документальної перевірки. Тоді штрафи обчислюються від суми несплаченого податку, а не фіксовано, і суми виходять значно більші.

Скільки часу є на виправлення

Закон не встановлює окремого строку для уточнення — ви можете виправити помилку і через рік. Але що пізніше це зробите, то більше пені наросте. Тому оптимальна стратегія:

перевіряти форму одразу після подачі, поки квитанція ще «свіжа»;
якщо знайшли помилку — протягом п’яти робочих днів подати уточнення і доплатити різницю;
не чекати, що «може, ніхто не помітить» — податкова має повну картину у реєстрі.

Часті запитання

Чи потрібно подавати 1-ДФ, якщо зарплату платив ФОП-єдинник?

Так, якщо у ФОП на спрощеній системі є наймані працівники, форма 1-ДФ подається у загальному порядку — протягом 40 днів після закінчення кварталу. Власний дохід ФОП у цій формі не показується.

Який штраф за неподання податкового розрахунку сум доходу у 2026 році?

За неподання — 1020 грн, за подання з порушенням строку — 510 грн, за помилки в реквізитах — від 510 до 1020 грн залежно від того, самі ви виправили чи ні. Плюс можливе донарахування ПДФО і пені.

Чи можна подати 1-ДФ у паперовому вигляді?

Для більшості платників — ні, лише в електронному вигляді з КЕП. Паперовий формат передбачений лише для окремих категорій, наприклад міжнародних представництв, і вимагає обґрунтування у податковій.

Що робити, якщо працівник звільнився у середині кварталу?

У розділі II зазначаєте суму фактично нарахованого і виплаченого доходу за місяці до звільнення. Повну зарплату за неповний місяць розраховуєте пропорційно відпрацьованим дням. Додаткових позначок про звільнення у формі немає.

Чи треба показувати у 1-ДФ виплати за договором ЦПД, якщо сума менша за «мінімалку»?

Так, незалежно від суми. Ознака доходу буде 102 замість 101, але у формі відображати потрібно кожну виплату фізичній особі.

Як виправити помилку в РНОКПП працівника у формі?

Подаєте уточнюючий розрахунок з правильним РНОКПП. Якщо через помилку фізособа не зможе скористатися податковою знижкою, до неї можуть додатково застосувати штрафні санкції.

Чи зберігається форма 1-ДФ у 2026 році, чи вводиться нова назва?

На поточний момент форма називається «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку» і має індекс 1-ДФ. Структурних скорочень у 2026 році не передбачено.

Чи можна подати нульову 1-ДФ?

Так, якщо у звітному кварталі не було жодних виплат фізособам. Нульова форма не карається, але й не обов’язкова, якщо ви точно знаєте, що виплат не було.

Як подати 1-ДФ через «Дія»?

Через «Дія» саму форму 1-ДФ подати неможливо — вона працює лише з деклараціями для ФОП і громадян. Для податкового розрахунку використовуйте Електронний кабінет платника податків або бухгалтерські ПЗ.

Що буде, якщо подати форму, але не сплатити ПДФО у строк?

Окрім штрафу 510–1020 грн за сам розрахунок, нарахують пеню за кожний день прострочення сплати податку. За перші 30 днів — 5% суми, за 30–60 днів — 10%, понад 60 днів — 25%. Тому утриманий ПДФО варто сплачувати до або в день подання форми.

Коротке пояснення для тих, хто цінує свій час

Податковий розрахунок сум доходу — це ваш квартальний звіт про виплати фізичним особам. Подавайте протягом 40 днів після закінчення кварталу в електронному вигляді з КЕП. Уважно заповнюйте ознаки доходу (101 для зарплати, 102 для ЦПД, 109 для дивідендів) і РНОКПП кожного працівника. Зберігайте первинні документи, перевіряйте арифметику і не затягуйте з уточненнями — це дешевше, ніж штрафи.

Якщо раніше ви не стикалися з формою 1-ДФ і відчуваєте невпевненість, розпочніть із завантаження шаблону з сайту ДПС, перегляду кількох відеоуроків або разової консультації з бухгалтером. Після одного-двох кварталів процес стає рутиною і займає близько години вашого часу.